增值税专用发票是一般纳税人最重要的商事凭证，既是销售方纳税的凭证，也是购买方抵扣进项税额的依据。专用发票管理直接关系到企业的增值税负担。很多东莞一般纳税人企业在专用发票取得、认证抵扣、保管使用等方面存在不规范，导致进项不能抵扣、发票失控等问题。规范专用发票管理，是一般纳税人税务合规的核心。
一、专用发票与普通发票的区别
增值税专用发票：购买方可以凭专用发票上注明的税额抵扣进项税。专用发票有三联：发票联（购买方记账）、抵扣联（购买方抵扣）、记账联（销售方记账）。
增值税普通发票：购买方不能抵扣进项税（特殊情况除外）。普通发票一般两联：发票联和记账联。
一般纳税人销售货物或提供服务，购买方要求专用发票的，应当开具专用发票（免税项目除外）。
二、哪些进项可以抵扣
一般纳税人取得的下列进项税额可以从销项税额中抵扣：
一是从销售方取得的增值税专用发票上注明的增值税额。
二是从海关取得的海关进口增值税专用缴款书上注明的增值税额。
三是购进农产品，按照农产品收购发票或者销售发票上注明的农产品买价和扣除率计算的进项税额。
四是接受境外单位或者个人提供的服务，从税务机关取得的完税凭证上注明的增值税额。
五是收费公路通行费电子普通发票上注明的增值税额。
需要注意，进项税额抵扣必须是用于企业生产经营相关的项目。如果用于简易计税项目、免税项目、集体福利、个人消费等，进项税额不能抵扣。
三、哪些进项不能抵扣
一是用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物、服务、无形资产和不动产。
二是非正常损失的购进货物，以及相关的劳务和交通运输服务。
三是非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、劳务和交通运输服务。
四是购进的贷款服务、餐饮服务、居民日常服务和娱乐服务。注意：餐饮服务的进项税额不能抵扣，即使取得专用发票也不能抵扣。
五是财政部和国家税务总局规定的其他情形。
四、进项发票认证抵扣
一般纳税人取得增值税专用发票后，需要在规定期限内认证确认，才能抵扣进项税。现在专用发票认证已经实现全面数字化：
一是登录增值税发票综合服务平台，勾选确认需要抵扣的专用发票。
二是没有认证期限限制了。根据现行规定，一般纳税人取得2017年1月1日及以后开具的专用发票，已取消认证确认、稽核比对、申报抵扣的期限。也就是说，现在取得的专票没有360天认证期限的限制了。
三是勾选确认后，在当期增值税申报时申报抵扣。
五、专用发票保管要求
一是专用发票存放安全。发票联和抵扣联应妥善保管，防止丢失、损坏。
二是不得损毁、拆本使用专用发票。
三是已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满报经税务机关查验后销毁。
四是丢失专用发票的处理：丢失发票联的，可以凭抵扣联作为记账凭证；丢失抵扣联的，可以凭发票联勾选认证后作为抵扣凭证；两联都丢失的，需要凭销售方提供的相应发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的证明单，作为抵扣凭证。
六、常见问题
问题一：取得失控发票怎么办？
如果取得的专用发票被税务机关列为失控发票（销售方未报税或走逃失联），购买方已经抵扣的进项税额需要转出。如果业务真实，购买方可以补充提供证明材料，经税务机关核实后继续抵扣。建议企业在交易前了解供应商信用，避免从走逃企业取得发票。
问题二：住宿费专用发票可以抵扣吗？
员工出差发生的住宿费，取得专用发票可以抵扣进项税。但如果是招待客户的住宿费（属于业务招待费），不能抵扣。员工旅游的住宿费（属于集体福利），不能抵扣。
问题三：餐饮费专用发票能抵扣吗？
不能。根据规定，购进的餐饮服务进项税额不得从销项税额中抵扣。即使取得专用发票，也要做进项转出。所以餐饮消费一般不需要索取专用发票。
问题四：取得虚开的专用发票有什么后果？
如果是善意取得虚开的专用发票（不知道对方虚开），需要进项转出，一般不罚款，但不能抵扣。如果是恶意取得（明知对方虚开还接受），不仅要补税罚款，还可能构成犯罪。
问题五：专用发票开错了怎么办？
当月开错可以作废重开（需要收回原发票联和抵扣联）。跨月开错不能作废，需要开具红字专用发票冲销后重新开具。
七、专用发票管理建议
一是及时取票。采购后及时向供应商索取专用发票，不要拖延。
二是及时勾选。每月在申报前在发票综合服务平台勾选确认需要抵扣的发票。
三是严格审核。收到专用发票后核对发票信息是否正确（名称、税号、金额、税率），有问题及时退回重开。
四是不要接受虚开发票。不要为了多抵扣而从非交易方取得发票，这是严重违法行为。
五是定期盘点。每季度盘点发票保管情况，确保发票安全。
东莞胜泰会计代理有限公司（胜泰财税管家）可协助一般纳税人企业规范专用发票管理、进项抵扣审核、失控发票处理。公司地址：东莞市万江街道牌楼基教育路9号201室；联系电话：13416878986（微信同号）、0769-22782119。
